Plaats strategisch digitale beeldschermen in gemeenschappelijke ruimtes zoals kantines en vergaderzalen om belangrijke bedrijfsmededelingen en nieuws te tonen. Dit zorgt voor direct zichtbare informatie en verhoogt de betrokkenheid.
Voorbeeld
Installeer een netwerk van schermen die real-time projectstatussen en bedrijfsupdates weergeven in de hoofdlobby en kantine. Voeg periodieke updates en diverse content, zoals teamprestaties en inspirerende citaten, toe om de relevantie en interesse te behouden.
2. Implementatie van een employee app
Ontwikkel of gebruik een mobiele app voor medewerkers waarin nieuws, meldingen en interne documenten gedeeld worden. Dit stelt werknemers in staat om altijd en overal up-to-date te blijven.
Voorbeeld
Lanceer een employee app waarmee medewerkers pushmeldingen krijgen voor urgente updates en toegang hebben tot het personeelsdossier en roosterinformatie. Voeg interactieve functies zoals polls en feedbackmogelijkheden toe om de betrokkenheid te vergroten.
3. Digitale vergaderkamerreservering
Maak gebruik van een geautomatiseerd room booking systeem waarmee medewerkers eenvoudig vergaderruimtes kunnen reserveren en beheren. Dit voorkomt dubbele boekingen en bevordert efficiënte tijdsbesteding.
Voorbeeld
Installeer touchscreens bij de ingang van vergaderruimtes waar medewerkers in real-time beschikbaarheid kunnen zien en direct kunnen reserveren. Implementeer herinneringsmeldingen om deelnemers te informeren over aanstaande vergaderingen.
4. Integratie van een intranet portaal
Creëer een centraal intranet portaal waar alle relevante bedrijfsinformatie, documenten en mededelingen verzameld worden. Dit fungeert als een enkele bron van waarheid voor alle medewerkers.
Voorbeeld
Introduceer een intranet platform waar medewerkers bedrijfsnieuws, HR documenten, en projectinformatie kunnen vinden en waar sociale interactie mogelijk is via forums en chatfuncties. Voeg een zoekfunctie toe om snel specifieke documenten of informatie te vinden.
5. Gebruik van dataconnecties en integraties
Zorg ervoor dat verschillende systemen en tools binnen de organisatie met elkaar kunnen communiceren door middel van dataconnecties en integraties. Dit verhoogt de efficiëntie en zorgt voor naadloze informatie-uitwisseling.
Voorbeeld
Integreer het CRM-systeem met het intranet zodat salesgegevens automatisch bijgewerkt en beschikbaar zijn voor relevante afdelingen zonder handmatige invoer. Zorg voor dataveiligheid en naleving van privacywetten bij het verbinden van verschillende systemen.
6. Opstellen van een communicatieplan
Ontwikkel een gedetailleerd communicatieplan dat de doelen, doelgroepen, boodschappen, kanalen en tijdlijnen beschrijft. Dit zorgt voor een gestructureerde aanpak en helpt bij het monitoren van de voortgang.
Voorbeeld
Maak een communicatieplan waarin staat dat belangrijke bedrijfsupdates wekelijks via de employee app worden gedeeld en projectstatussen dagelijks op narrowcasting schermen worden bijgewerkt. Voeg een sectie toe over crisiscommunicatie om voorbereid te zijn op onverwachte situaties.
7. Identificeer en analyseer de doelgroep
Begrijp wie de ontvangers van de communicatie zijn, wat hun behoeften en voorkeuren zijn, en waar ze zich bevinden. Dit helpt om de boodschap beter af te stemmen en effectiever te communiceren.
Voorbeeld
Voer een enquête uit onder medewerkers om te bepalen welke informatie zij het meest waarderen en via welke kanalen zij deze informatie het liefst ontvangen. Maak gebruik van persona's om een beter begrip te krijgen van verschillende medewerkersgroepen.
8. Bepaal de kernboodschap
Definieer duidelijk wat je wilt communiceren en waarom het belangrijk is voor de organisatie en de medewerkers. Zorg ervoor dat de kernboodschap consistent is over alle communicatiekanalen.
Voorbeeld
Stel vast dat de kernboodschap voor het volgende kwartaal gericht is op het verhogen van de projectefficiëntie en zorg dat dit thema terugkomt op het intranet, narrowcasting schermen, en in de employee app. Zorg voor visuele consistentie in alle communicatiemiddelen om de herkenbaarheid te vergroten.
9. Gebruik van gedifferentieerde communicatiekanalen
Kies de juiste kanalen voor verschillende soorten boodschappen en doelgroepen binnen de organisatie. Niet alle communicatie past bij elk kanaal; zorg voor variatie.
Voorbeeld
Gebruik de employee app voor snelle, urgente updates en narrowcasting voor algemene bedrijfsmededelingen. Gedetailleerde projectinformatie kan via het intranet worden gedeeld. Monitor regelmatig de effectiviteit van elk kanaal en pas waar nodig aan.
10. Evaluatie en aanpassing van de communicatiestrategie
Stel een feedbackmechanisme in om de effectiviteit van de communicatiestrategie continu te evalueren en aan te passen. Dit zorgt voor voortdurende verbetering en betrokkenheid.
Voorbeeld
Voer elke zes maanden een evaluatie uit van de interne communicatie en gebruik feedback van medewerkers om de content en kanalen te optimaliseren, zoals het toevoegen van meer interactieve functies in de employee app of het uitbreiden van het narrowcasting netwerk. Organiseer kwartaalbijeenkomsten met representatieve groepen medewerkers om directe feedback en suggesties voor verbeteringen te verzamelen.
