Content management

Om beelden (content) te tonen op het beeldscherm heb je naast een mediaplayer met besturingssysteem ook Content Management Software (CMS) nodig voor het creëren, organiseren, beheren en distribueren van de content over één of meerdere beeldschermen.

Bij het oriënteren op de keuze voor Content Management Software (CMS) voor digital signage zijn er verschillende belangrijke afwegingen die je in overweging moet nemen:

1. Gebruiksvriendelijkheid

De software moet intuïtief en gemakkelijk te gebruiken zijn, zodat ook gebruikers zonder technische achtergrond ermee aan de slag kunnen.

Actie

Vraag altijd een demo-account aan of laat je door een consultant adviseren.

2. Remote content management

De meeste CMS-oplossingen zijn cloud-based, waardoor je content vanaf iedere locatie (mits online) kunt beheren. Niet alle CMS zijn echter cloud-based. Gratis CMS-oplossingen zijn vaak lokale netwerkoplossingen en kunnen niet centraal worden beheerd.

Actie

Bepaal wat wenselijk is; als updaten vanaf een lokale pc voldoende is, kan dit abonnementskosten besparen.

3. Remote monitoring

Als je veel beeldschermen op verschillende locaties wilt beheren, is goede remote monitoring van online status en versiebeheer wenselijk, evenals de mogelijkheid om op afstand te resetten en configureren. Bij sommige systemen, zoals BrightSign, zijn deze functies geïntegreerd in het ecosysteem van de mediaplayer en het besturingssysteem.

Actie

Bepaal of dit relevant is en verdiep je in het BrightSign-ecosysteem indien uitgebreide remote controle gewenst is.

4. Functionaliteit

Veel functionaliteiten zoals contentplanning, schermdeling, live-updates en ondersteuning voor verschillende mediatypes zijn in de meeste oplossingen aanwezig. Het is echter belangrijk dit vooraf te controleren, vooral bij specifieke functionele wensen.

Actie

Maak een duidelijke lijst met functionaliteiten en controleer of de beoogde CMS alle gewenste functies biedt.

5. Compatibiliteit met Mediaplayer & OS

Zorg ervoor dat de software compatibel is met de hardware die je gebruikt, zoals mediaplayers en beeldschermen. Dit is noodzakelijk bij reeds bestaande infrastructuur. Bij nieuwe inrichtingen kunnen keuzes nog op elkaar worden afgestemd.

Actie

Controleer op welke besturingssystemen de CMS werkt en zorg dat je hardware hierbij aansluit.

6. Compatibiliteit met beeldschermen

Standaard beeldschermen kunnen door vrijwel ieder CMS worden beheerd, maar niet ieder CMS kan content beheren op een videowall of andere afwijkende formaten.

Actie

Stel vast welke typen beeldschermen aanwezig zijn of worden aangeschaft en controleer of deze kunnen worden beheerd via de beoogde CMS.

7. Schaalbaarheid

Niet alle CMS-applicaties zijn geschikt voor het beheer van een groot aantal beeldschermen. Mogelijkheden zoals groeperen en taggen kunnen ontbreken. Kijk goed naar de lange termijn wensen.

Actie

Kies een CMS dat kan meegroeien met je bedrijf indien groei te verwachten valt.

8. Integraties

Dynamische content kan worden gemaakt door te integreren met andere systemen waarin reeds data wordt bijgehouden. Het is belangrijk dat de CMS kan integreren met andere systemen zoals CRM, sociale media of analytics tools.

Actie

Beschrijf wat je op het scherm wilt tonen en waar deze informatie wordt bijgehouden. Controleer of koppeling met deze bron mogelijk is.

9. Beveiliging

Gegevensbeveiliging is cruciaal, vooral als je gevoelige informatie toont. Zorg ervoor dat de CMS robuuste beveiligingsfuncties biedt, zoals encryptie en toegangsbeheer.

Actie

Vraag altijd de beveiligingscertificering op van de aanbieder.

10. Kosten

Overweeg zowel de initiële kosten als de lopende kosten van de software, inclusief licentiekosten, kosten voor extra functies en onderhoudskosten.

Actie

Stel vast wat de CMS maximaal mag kosten. Als je geen of beperkte maandelijkse kosten wilt, beperkt dit de keuzeopties en bespaart dit tijd bij het verdiepen in CMS die vanwege de kosten niet haalbaar zijn.

11. Contentcreatie en beheer

Als je zelf content (templates) wilt kunnen aanmaken in het CMS, moet deze een content editor tool bevatten. Sommige CMS zijn alleen geschikt voor het uploaden van kant-en-klare content en laten geen ruimte voor eigen aanpassingen.

Actie

Bepaal in welke mate je zelf controle wilt hebben over het maken en aanpassen van templates.

12. Gebruikersrechten en -rollen

Het is belangrijk dat je verschillende toegangsniveaus kunt instellen voor verschillende gebruikers, afhankelijk van hun rol binnen je organisatie. Dit voorkomt fouten en misbruik.

Actie

Maak een overzicht van wie toegang moet hebben en wat zij moeten kunnen. Het beste is om gebruikersprofielen aan te maken die je aan personen kunt toekennen.

13. Analytics en rapportage

De mogelijkheid om prestaties van je content te monitoren en te analyseren is essentieel voor het optimaliseren van je digital signage strategie.

Actie

Stel vast welke indicatoren je wilt monitoren en kijk of deze data binnen het CMS gerapporteerd kan worden.
Door deze afwegingen mee te nemen in je keuzeproces, kun je een weloverwogen beslissing nemen die aansluit bij de behoeften en doelen van je organisatie.

Wij helpen u graag bij het
maken van de juiste keuze

Mijn naam is*
Mijn organisatie heet:*
Dit is mijn email*
U kunt mij bellen op*
Ik ben op zoek naar*